Nota Fiscal de Entrada: Importação de Arquivo XML de Entrada da NF-e

Ultima Atualização: 20/01/2020    Artigo de código : 10258             

Esta rotina tem como objetivo importar as Notas Fiscais de Entrada, a partir do XML enviado pelo fornecedor, trazendo mais agilidade e segurança já que o XML da NF-e é um documento digital cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela autorização de uso fornecida pelo Fisco, que ocorre antes da ocorrência do fato gerador.

Em poucos passos é possível importar o arquivo XML da NF-e, com cadastro automático de fornecedores, produtos e conversão de CFOP´s.

Para utilizar siga os passos abaixo:

- Passo 1:

Configurando o sistema

Para que a importação possa ser realizada, é necessário criar alguns novos cadastros:

Acesse Cadastros > Genéricos > Tipos Globais.

Este cadastro de Tipo Global não poderá ter controle sequencial, assim o sistema irá habilitar os campos Número e Série, para registro da Nota Fiscal de Entrada.

- Passo 2:

Acesse  menu Cadastros > Tipos de Lançamento.

Cadastrar um tipo de lançamento específico para importação de XML. 

Deve ser selecionado o Tipo Global cadastrado e no campo "Tipo" selecionar "Importação de Entrada - XML NFe". Clique em gravar

- Passo 3:

Processo de Importação do XML

Acesse a rotina Importação XML NFe > Módulos > Nota Fiscal de Entrada > Recebimento de Mercadorias> Importação XML NF-e.

- Passo 4: 

Importando o Arquivo XML

1º Diretório: Informe o diretório onde os XML(s) das NF-e(s) foram salvos. 

O sistema verificará os arquivos identificando se os mesmos são válidos e se podem ser importados na empresa atual (CNPJ do destinatário das mercadorias igual ao cadastrado na empresa acessada).

IMPORTANTE: O sistema não fará a importação de XML´s de Conhecimento de transporte (CT-e);

2º Guia Importação: Nesta guia informe o tipo de registro utilizado geralmente para registro das notas fiscais de entradas, o tipo de lançamento cadastrado anteriormente e a destinação das mercadorias para as notas que serão importadas;

3º Consultar: Clique em Consultar para listar os XML(s) no grid. Serão apresentados os arquivos que possuem uma estrutura válida e compatível com o Manual do Contribuinte da NF-e. Caso existam XML´s inválidos, os mesmos serão demonstrados na guia "Arquivos Inválidos" e movidos para a pasta X:\Fox_SQL\Backup\XML_NFe_Nao_Imp, onde "X" é a unidade de instalação do Fox SQL;

4º Grid (guia importação): No grid serão demonstrados os XML(s) válidos e prontos para importação. Da esquerda para a direita você verá as seguintes colunas:

• Caixas de seleção: Nesta coluna marque ou desmarque as notas que serão importadas. É possível selecionar todos os registros através do botão "TODAS" ou desmarcá-los através do botão "NENHUMA", ambos localizados no quadro "Seleção".
• Ícones de identificação: Os registros sinalizados com a cor amarela são considerados como XML(s) válidos e estão prontos para importação. Os registros sinalizados em verde foram importados corretamente pelo sistema e os registros em vermelho necessitam de atenção, pois possuem problemas que impedem sua importação. Para solucionar os problemas que impedem a importação do XML, será possível visualizar as mensagens de erros na última coluna;
• Número: Demonstra o número da nota fiscal que será importada;
• Fornecedor: Demonstra o nome do fornecedor da nota fiscal. Os fornecedores que não possuem cadastro no sistema serão sinalizados com um ícone (ponto de exclamação) e posteriormente importados automaticamente durante o processo de importação do XML;
• Data Emissão: A data de emissão da nota fiscal eletrônica;
• Valor: O valor contábil (total) da nota fiscal eletrônica;
• Caixas de avisos: Nesta coluna será demonstrado, para cada nota fiscal, uma mensagem contendo a descrição do erro correspondente.

- Passo 5: 

Importar: Após selecionar os registros, clique em Importar.

O sistema iniciará o processo de importação das notas fiscais (1).

Acompanhe o progresso da importação.

- Passo 6: 

Caso sejam encontrados problemas durante o processo, um novo ícone (2) será demonstrado na caixa de avisos (última coluna), bem como um relatório com o resultado da validação.

- Passo 7: 

Solucionando Inconsistências

Para resolver as inconsistências, após analisar o relatório, clique duas vezes no ícone da caixa de avisos de cada nota em questão. Clique em SIM (1) para resolver o problema.

- Passo 8: 

Correlação de Produto x Fornecedor

Na janela de "Equivalência de Produtos" serão listados os "Códigos de Produtos da NF-e", serão demonstrados somente os códigos de produtos não encontrados pelo sistema.

Como vincular o Código do Fornecedor à um Código Interno existente no Sistema?

No exemplo será necessário vincular o código do produto interno ao código do produto do Fornecedor.

1. Quadro de Códigos: Clique duas vezes na linha do produto correspondente.
2. Campo Produto Sistema: Digite o Código existente no sistema ou consulte os códigos disponíveis pressionando a tecla PAGE DOWN (PgDn).
3. Tela de Pesquisa: São exibidos a listagem de produtos cadastrados, selecione com qual cadastro deseja vincular no item.
4. O Código selecionado será carregado no campo Produto Sistema.
5. Clique em confirmar.
6. Será exibida uma mensagem de Confirmação do vinculo, clique em "Sim".
7. O código do produto vinculado será exibido no Grid do Quadro de Códigos.

- Passo 9: 

 Como Cadastrar o Produto através da Importação ?

É possível também cadastrar os produtos do sistema com o código do Fornecedor.

1. Quadro de Códigos: Clique duas vezes na linha do produto correspondente.
2. Clique para habilitar a opção "Cadastrar Produto".
3. Selecione o tipo do produto e informe o local de estoque.
4. Clique em "Cadastrar".
5. Será exibida uma mensagem de Confirmação do vinculo, clique em "Sim".
6. O código do produto vinculado será exibido no Grid do Quadro de Códigos.
7. Repita os procedimentos até completar o grid.

- Passo 10: 

Realizado o procedimento, clique em "Sair" e depois em "Importar" novamente para que a nota fiscal seja importada, será exibida uma mensagem de Aviso que o arquivo foi importado com sucesso, clique em "ok".

Os códigos de produtos do fornecedor serão vinculados uma única vez. Ao realizar uma nova importação, o sistema não solicitará mais estas informações, reconhecendo seus códigos automaticamente.

É possível vincular o grupo/subgrupo para novos produtos no cadastro do NCM, guia Geral, quadro "Importação XML NF-e Cadastro Produto".

- Passo 11:

Finalizando as Notas Fiscais:

Realizada a importação, agora é necessário finalizar as notas fiscais. Este processo efetivará as notas no sistema e todas as suas integrações (estoque e financeiro).

Para finalizar as notas fiscais importadas, acesse Módulos > Nota Fiscal de Entrada > Inclusão da Nota Fiscal > Clique em "Pesquisar" para localizar as notas que estão pendentes e depois em "Executar", para que as notas fiscais sejam demonstradas no grid. Clique duas vezes no registro desejado.

- Passo 12:

A nota fiscal é demonstrada na tela de "Inclusão da Nota Fiscal de Entrada". Clique em "Visualizar" para conferir as informações. Confira os dados da NF , e clique em "Sair" para retornar  para  tela de "Inclusão da Nota Fiscal de Entrada".

- Passo 13:

E clique em "Finalizar", será exibida a mensagem que a nota fiscal foi gerada com sucesso, clique em "ok".

Observações Importantes:

a) A conversão do CFOP (Natureza de operação) será direta, ou seja, o sistema fará a conversão de acordo com a estrutura do CFOP, como exemplo:

CFOP Nota fiscal: 5102 > CFOP convertido: 1102

CFOP Nota fiscal: 6101 > CFOP convertido: 2101

Caso seja necessária uma alteração no CFOP convertido, esta pode ser realizada antes da finalização da nota fiscal, acessando o botão Itens.

b) Quando uma nota fiscal possuir mais do que um CFOP (Natureza de operação), na tela inicial da nota fiscal, campo Natureza de Operação, o sistema demonstrará o CFOP preponderante da nota fiscal.

Contudo cada item da nota terá seu respectivo CFOP convertido e de acordo com o XML.

c) O código de situação tributária (CST) do ICMS será importado de acordo com o código encontrado no XML;

d) Os códigos CST(s) de PIS/COFINS/IPI serão vinculados de acordo com as regras já existentes no sistema, com base na Natureza de operação e Cadastro de produtos.