Configuração Rotina Alerta de Vencimento

Ultima Atualização: 26/07/2020    Artigo de código : 11097             

Rotina: módulo Relacionamento/Relacionamento/Alertas de Vencimento

O objetivo desta rotina é integrar os vencimentos referentes a funcionários do Minha Gestão Contábil para a Minha Plataforma Contábil de forma que tanto o escritório contábil quanto seus clientes tenham acesso a esses vencimentos sem a necessidade de emitir relatórios.

Além de ter acesso aos vencimentos, o cliente do escritório receberá alertas com antecedência e poderá fazer solicitações ou enviar informações a respeito desses vencimentos de maneira simplificada ao escritório.

*Importante:* - Configure a rotina Alertas de Vencimento utilizando a empresa que já utiliza para o módulo tarefas, para receber solicitações e para o faturamento de contratos. - Rotina disponível apenas para clientes com integração com o Minha Gestão Contábil. 

CONFIGURAÇÃO:

A primeira configuração será feita pelo assistente de configuração com as seguintes etapas:

Rotina: configurações> cadastro e parâmetros> relacionamento> alertas de vencimento

- Passo 1:

Selecione os alertas: Selecione quais alertas o escritório deseja enviar aos clientes. 

- Aniversariantes: informe seus clientes sobre as datas de aniversário dos funcionários das empresas deles;

- Aviso prévio: alerte seu cliente sobre o vencimento do aviso prévio para que ele solicite ou envie informações relevantes para o processamento da rescisão;

- Carteira de habilitação: informe aos clientes a data de vencimento da CNH dos funcionários. Indicado para clientes que possuem funcionários com a função de motoristas;

- Contrato de experiência: alerte sobre o fim do contrato de experiência, assim seu cliente pode lhe enviar uma solicitação para prorrogar ou para rescindir o contrato;

- Controle de exames: informe seu cliente sobre os exames periódicos a vencer para que ele possa encaminhar os funcionários para realização de exames;

- Férias a vencer: este tipo de alerta controla o vencimento com base na data limite para concessão das férias, com isso o escritório pode alertar o cliente com bastante antecedência sobre as férias a vencer. O cliente terá a opção de solicitar o processamento ou adiar o alerta por alguns dias caso não tenha programado com o funcionário uma data para a concessão das férias.

- Início de férias conforme escala: se o cliente utiliza escala, ele será alertado conforme a data de início de férias programada na escala. Se forem configurados os tipos Férias a vencer e Início de férias, o usuário do Portal do cliente receberá os dois alertas.

- Prorrogação do contrato de experiência: alerte sobre o fim da prorrogação do contrato de experiência. O cliente poderá solicitar a efetivação ou a rescisão do contrato.

- Retorno de afastamento: informe sobre a data de retorno de um funcionário afastado;

- Retorno de férias: informe sobre o retorno de férias de um funcionário; 

- Passo 2:

Configure as datas:

Nesta etapa serão configuradas as datas em que os alertas devem ser exibidos para o usuário do Portal do Cliente.

Para os tipos de alerta que podem gerar uma solicitação, informe quantos dias antes do vencimento o cliente deve enviar a solicitação.

Perceba que nem todos os tipos de alerta têm esse campo habilitado, isto porque alguns tipos de alerta são apenas informativos e não geram necessidade de algum processamento pelo escritório. 

Para todos os tipos de alerta pode ser informada a antecedência para começar a alertar o usuário do Portal do Cliente sobre um vencimento.

No Portal do Cliente os alertas serão exibidos com esta antecedência e para os tipos de alerta que tem antecedência para solicitar, a antecedência para alertar será sobre o prazo para solicitar.

- Passo 3:

Informe os serviços:

Para alguns alertas é possível o usuário do Portal do Cliente realizar solicitações automaticamente, para que isso ocorra é necessário configurar os serviços que o escritório quer receber para cada tipo de solicitação. 

Exemplo: Para o tipo de solicitação 'Cálculo de férias', vincule o serviço 'Processar férias normais';

Para o tipo de solicitação 'Cálculo de rescisão', vincule o serviço 'Processar rescisão contratual'

Para o tipo de solicitação 'Envio de documentos/informações', vincule o serviço 'Enviar informações' 

- Passo 4:

Informe os destinatários: 

Aqui deve-se informar quais usuários do Portal do Cliente irão receber as informações de vencimento. Devem ser vinculados os destinatários a cada um dos tipos de alerta. 

Para facilitar a vinculação dos destinatários, o sistema fará a vinculação automática ao tipo de alerta se o usuário tiver permissão para solicitar os serviços vinculados na etapa anterior. Se o usuário não deve receber o tipo de alerta basta remove-lo da configuração.

- Passo 5:

Conclua a configuração:

Após concluir a configuração, serão integrados do Minha Gestão Contábil para a Minha Plataforma Contábil os vencimentos a partir da data atual até 12 meses futuros. Depois que ocorrer a integração, os dados integrados serão processados e então serão geradas as informações de vencimentos.

A integração tem o tempo mínimo de 240 minutos e cada vez que for executada serão integrados os novos vencimentos bem como cancelados aqueles que deixarem de existir na base do Minha Gestão Contábil.

Então se um funcionário tiver a rescisão processada no SGC por exemplo, os vencimentos referentes a ele deixarão de existir e portanto serão cancelados na Minha Plataforma Contábil.

Você poderá realizar as manutenções necessárias nas configurações da rotina pelo mesmo caminho, só que com uma forma de visualização diferente. 

Na tela de pesquisa são listados os alertas configurados e os dias de antecedência para alertar e solicitar.

Ao selecionar um dos registros e excluir, serão removidas as atividades da agenda de todos os destinatários vinculados ao alerta e ele deixará de ser controlado pelo escritório, não vindo mais pela integração.

Para alterar os parâmetros para a geração de alertas, destinatários, ou serviços vinculados aos alertas, clique em Incluir/Editar alertas.

Para que as alterações tenham efeito, clique em Salvar/Processar. 

Também é possível vincular os alertas pelo cadastro de usuário relacionamento.