GERENCIADOR DE ARQUIVOS
Aplicável a versão: 10.4
Ultima Atualização: 26/08/2020 Artigo de código : 13707
Com
o Gerenciador de Arquivos, todos os arquivos enviados através da
rotina de “Publicação”, poderão ser organizados em pastas
temáticas.
A
rotina Gerenciador
de Arquivos tem
por objetivo armazenar e organizar em pastas os documentos
publicados, facilitando seu acesso e visualização e está
disponível tanto no Portal do Cliente quanto na Visão do
Escritório.
Passo
1 - ESTRUTURA DE PASTAS
Primeiramente,
será necessário que seu escritório defina a estrutura
de pastas
que irá utilizar!
Resumidamente, na publicação são inseridos arquivos e para esses são definidos tipos de
documento, ao selecionar um tipo com uma pasta vinculada, na rotina Gerenciador de Arquivos, ele estará
armazenado em sua respectiva pasta.
Para
isso, acesse na área de seu escritório o menu “Configurações\
Cadastros e Parâmetros\ Relacionamento\ Estrutura de Pastas” e
crie a estrutura desejada:
Para
criar uma nova pasta, clique no botão “Nova Pasta”, informe uma
“Descrição” e clique em “Salvar”:
Neste
exemplo de estrutura de pastas, temos a pasta principal “Boletos”
e é nela onde serão salvos todos os boletos publicados. Porém, se
desejar separar por bancos é possível criar “Subpastas” com os
nomes dos bancos. Por exemplo Bradesco, Itaú....
Para
criar então uma subpasta, clique no botão “Adicionar subpasta”
(+) da pasta principal que foi criada:
Outra
informação importante, é que as pastas serão exibidas no
“Gerenciador de Arquivos” no padrão de “Mês e ano”, mas
caso deseje que uma ou mais pastas fique fora desta estrutura,
selecione no cadastro da pasta principal a opção “Criar esta
pasta fora da estrutura de Mês e ano”:
Observação:
Esta opção foi criada para facilitar a localização de arquivos
que não sejam enviados todos os meses aos seus clientes. Por exemplo
um Contrato.
O
segredo do “Gerenciador
de Arquivos”,
está em qual tipo de documento irá relacionar em cada pasta, pois
todos os arquivos publicados com esses tipos de documentos serão
gravados nesta pasta.
Para
realizar este vínculo, clique na aba “Tipos
de documento”
e utilize o botão “Vincular tipos” para escolher um ou mais
tipos:
Passo 2 - TIPO
DE DOCUMENTO
O
“Tipo
de documento”
a ser vinculado na “Estrutura
de Pastas”,
se trata de um cadastro já existente no sistema e que também já
era usado na “Publicação
de Arquivos”.
Por padrão, são criados os seguintes tipos de documento no sistema:
Documento genérico e Guia.
Caso
desejar criar mais tipos, acesse o cadastro de “Tipo
de Documento”
em “Configurações\ Cadastros e Parâmetros\ Relacionamento\ Tipos
de Documento” e crie novos tipos:
Para
criar um novo tipo, clique no botão “Novo
tipo”,
informe uma “Descrição”
e clique em “Salvar”:
Caso
já tenha criado a “Pasta”
ou “Subpasta”
que será vinculada a este novo tipo, clique no botão “Armazenar
arquivos na pasta”
para vinculá-la a este novo tipo.
Observação: Caso a sua base esteja integrada com um dos softwares contábeis
“Minha Gestão Contábil” ou “Cordilheira”,
os tipos a serem usados nas publicações, deverão ser criados
dentro do cadastro de “Tipos
de documentos”
do software contábil (este cadastro está disponível dentro do
software contábil em “Módulos Extras\ Protocolos\ Tipos de
Documentos”).
Passo 3 - GERENCIADOR
DE ARQUIVOS – USUÁRIOS DO ESCRITÓRIO
Criada
a estrutura de pastas a ser usada pelo seu escritório e, também
definido o tipo de documento que será vinculado em cada pasta, a
rotina já estará preparada para ser usada!
Para
acessar o “Gerenciador de Arquivos”, acesse o menu
“Relacionamento\ Relacionamento\ Gerenciador de Arquivos”:
Observações:
•
Ao
clicar em “Detalhes” é possível efetuar o download dos arquivos
e, também visualizar informações relacionadas a está publicação;
•
O
Gerenciador de Arquivos não possui controle de leitura de
publicação, portanto, este controle deverá continuar sendo
realizado pela rotina de Publicação.
Para
que os usuários do escritório tenham acesso a nova rotina, será
necessário acessar o “Controle
de Permissões”
dos usuários do escritório e disponibilizar o acesso a nova rotina:
Passo 4 - ARQUIVOS
A SEREM EXIBIDOS NO GERENCIADOR – USUÁRIOS DO ESCRITÓRIO
Como
o “Gerenciador
de Arquivos”
irá exibir os arquivos publicados através da rotina de
“Publicação”,
a visualização dos arquivos do Gerenciador, irá seguir também a
mesma forma de visualização da rotina de “Publicação”.
Para
isso, o sistema irá verificar qual a forma de visualização das
Publicações está selecionada no “Cadastro
de Empresa”:
Anteriormente
tínhamos 2 formas de visualização:
•
Não
controlar:
Ao selecionar esta opção, todos os usuários possuem acesso a todas
as publicações e a todos os documentos salvos nas pastas e
subpastas do gerenciador.
•
Grupo
de Relacionamento:
Ao selecionar esta opção, o controle de visualização das
publicações e do Gerenciador de Arquivos respeita os “Grupos de
Relacionamentos” informado nas publicações.
E
agora, foi criada a nova opção por “Tipo
de documento”:
•
Tipo
de documento:
Ao selecionar esta opção, o usuário terá acesso somente as
publicações com os tipos de documento que ele possuir acesso.
Para
definir quais os tipos de documento que cada usuário terá acesso,
acesse “Configurações\ Utilitários e Permissões\ Controle de
Permissões” e vincule na aba “Tipo de documento” os tipos que
aquele grupo terá acesso:
Neste
cenário, tanto na rotina de Publicações quanto no Gerenciador de
Arquivos, serão exibidas somente as publicações e pastas/subpastas
que estiverem vinculadas aos tipos que este usuário possuir acesso.
Passo 5 - FORMAS
DE EXIBIÇÃO DAS PASTAS NO GERENCIADOR DE ARQUIVOS
Conforme
mencionado anteriormente, as pastas do “Gerenciador
de Arquivos”
serão exibidas por padrão na estrutura de “Mês
e ano”,
mas caso desejar, está visualização poderá ser alterada.
Para
isso, acesse “Configurações\ Cadastros e Parâmetros\
Configurações da Empresa\ Configurações Gerais” e escolha a
opção desejada no campo “Organizar
pastas do gerenciador por”:
Segue
a forma de visualização do Gerenciador conforme a opção
selecionada:
•
Mês
e ano: Cada
pasta criada, será exibida dentro de uma estrutura de “Ano” e
“Mês”:
Observação:
Nesta estrutura de “Mês e ano”, serão exibidas as pastas
somente dos “Meses” e “Anos” em que existir publicações;
•
Ano: Cada
pasta criada, será exibida dentro de uma estrutura de “Ano”:
Observação:
Nesta estrutura de “Ano”, serão exibidas as pastas somente dos
“Anos” em que existir publicações;
•
Organizar
manualmente:
Serão
exibidas somente as pastas criadas dentro da estrutura de pastas e os
arquivos de todos os anos serão exibidos dentro destas pastas.
Passo 6 - NOVA
CONFIGURAÇÃO PARA INFORMAR OS DESTINATÁRIOS DAS PUBLICAÇÕES
Para
facilitar ainda mais o dia-a-dia do seu escritório, foi criada, uma
nova forma para informar quem serão dos “Destinatários”
das publicações.
Para
isso, foi criado em “Configurações\ Cadastros e Parâmetros\
Configurações da Empresa\ Configurações Gerais” a opção
“Controlar
destinatários da publicação por tipos de documento”:
Ao
selecionar esta opção, os destinatários das publicações, serão
controlados conforme o tipo de documento que ele possuir acesso.
Para
definir quais os tipos de documento cada usuário terá acesso, será
necessário vincular ao grupo de permissões de cada usuário quais
os tipos de documentos que cada grupo terá acesso.
Para
isso, acesse o “Controle
de Permissões”
do Usuário Relacionamento (Configurações\ Cadastros e Parâmetros\
Relacionamento\ Permissões do Usuário) e vincule os tipos de cada
grupo:
Desta
forma, quando o usuário do escritório for realizar a publicação e
anexar os arquivos na aba “Anexos”, o sistema irá verificar
quais os Usuários de Relacionamento do seu cliente estão vinculados
a este tipo e irá vinculá-los automaticamente na aba
“Destinatários”:
Passo 7 - COMO
REALIZAR AS PUBLICAÇÕES DENTRO DO SOFTWARE CONTÁBIL
Caso
a sua base esteja integrada com um dos softwares contábeis “Minha Gestão Contábil”, basta informar no momento
da Publicação qual o “Tipo
de documento”
será usado na publicação deste arquivo e o mesmo será movimentado
para a pasta desejada:
Além
disso, foi incluído dentro da tela de “Processamentos
Agrupados”,
o campo “Tipo
de documento”:
Selecione
o tipo a ser usado e o arquivo será movido para a pasta vinculada a
este tipo.
Passo 8 - GERENCIADOR
E ARQUIVOS – PORTAL DO CLIENTE
Para
que o “Gerenciador”
seja disponibilizado aos clientes do escritório, basta acessar o
“Controle
de Permissões”
do Usuário Relacionamento (Configurações\ Cadastros e Parâmetros\
Relacionamento\ Permissões do Usuário) e liberar a nova rotina em
seu Grupo de Permissões:
A
nova rotina estará disponível em “Relacionamento\ Mensagens para
Você\ Gerenciador de Arquivos”:
