TAREFAS - Cadastro de Serviços 'Recorrente'

Ultima Atualização: 25/08/2020    Artigo de código : 5925             

A rotina de Serviços foi elaborada para controlar a geração automática dos serviços cuja data de vencimento é comum para vários clientes como é o caso de cálculo de folha de pagamento, Entrega de Rais, Sefip e etc.

- Passo 1:

Acesse a rotina: Configuração > Cadastro e Parâmetros > Tarefas > Serviços

- Passo 2:

Clique na aba Novo Serviço, para que seja iniciado o cadastro de serviço.

Será habilitado uma tela, onde deverá realizar a parametrização do serviço recorrentes.

Os campos: Descrição, Área e Classificação, deverão ser informados

- Descrição; irá informar o nome do serviço

- Área; irá informar a qual área o serviço deverá pertencer

Observação: Por mais o campo Área não seja obrigatório para salvar o cadastro, o mesmo tem que ser informado para que seja gerado o serviço corretamente, caso a área não esteja devidamente informada o serviço, não será gerado no sistema.

- Classificação: deverá informar a opção de Recorrente, para que o serviço seja gerado automaticamente

Os campos:  Valor do serviço, Quantidade de dias para realização do serviço, são opcionais para cadastro.

O campo Formulário somente será habilitado para cadastro de Serviço Eventual

- Passo 3:

Após informar os campos clique em Salvar

- Passo 4:

Será habilitado o menu lateral: Geração Automática, Passos, Parâmetros Financeiros, Grupo de Serviço, Tipo de Serviço, Cliente Solicitação, Contratos.

- Passo 5: 

Na aba Geração Automática, irá parametrizar para que o serviço seja gerado automaticamente, conforme parametrização.

Configure a regra para o cálculo do vencimento de seu serviço recorrente. Caso esse vencimento não seja em um dia útil você pode antecipar, manter ou prorrogar o vencimento.

Com a data de vencimento definida, informe quantos dias antes deste vencimento os documentos referentes esse serviço deve ser entregue ao cliente.

E com base nesses dados, defina quantos dias você precisa para executar todas as tarefas no prazo e informe no campo Dias de antecedência da geração e se considera dias úteis ou corridos.

Por exemplo:

*Serviço:

Cálculo da folha de pagamento

*Geração de Serviço controlada por

Período de Apuração

*Periodicidade

 Mensal

*Mês/ano referência inicial

01/Janeiro/2019

Regra para Cálculo de Vencimento

no 5º dia útil do 1º mês seguinte ao mês da apuração.

Os documentos referentes a folha deverão estar com cliente 2 dias antes de vencer e normalmente leva-se 2 dias para a execução do serviço e não trabalho no final de semana.

*Então:

A folha de janeiro/2019, terá o vencimento em 07/02/2019, o cliente terá os documentos no dia 05/02/2019 e o sistema gerará o serviço em 01/02/2019 para que haja tempo hábil para execução.

- Passo 6:

Após parametrizado a Geração Automática, clique em Salvar   

- Passo 7:

 Após salvar o cadastro da geração automática as informações referente vencimento e geração irão aparecer na aba Serviço, no campo Informações para geração automática

- Passo 8:

Na aba Passo, o cadastro do passo é uma informação preenchimento obrigatório, e refere-se ao caminho percorrido pelo usuário para execução do serviço.

Para cadastrar o passo irá informar o campo Descrição e Área

- Descrição; é a informação de qual passo o serviço terá

- Área: para qual área este passo será gerado

Observação: Poderá ser cadastrado quantos passos for necessário para o serviço, e caso precise poderá informar a área diferente para cada passo.

Depois clicar no Salvar que fica logo abaixo do campo observação, para que a informação fique salva

O campo observação é opcional  

- Passo 9:

Após vincular os passos poderá definir no campo Depende do passo, se algum passo depende do outro para ser iniciado.

Exemplo:  

Passo 1 - calcular folha

Passo 2 - encaminhar folga ao cliente

Se for informado no passo 2 (no campo depende do passo) o número 1, o sistema ira entender que o passo 2 somente poderá ser liberado quando o passo 1 for concluído .

- Passo 10:

Na aba Parâmetros Financeiros, trata-se da conta financeira que será vinculada ao cadastro do serviço.

Vinculado uma conta financeira, automaticamente ao gerar uma ordem de serviço será puxado a conta que está informada no cadastro do serviço.

Informe a Conta Financeira e clique no Salvar que fica logo abaixo da informação

- Passo 11:

Na aba Grupo de Serviço, O serviço poderá ser agrupado em grupos de serviço do mesmo ramo.

Assim, todos os serviços de Recursos Humanos, por exemplo, poderão ser agrupados em um mesmo grupo.

Esta aba Grupo de serviço é opcional da empresa informar.

Para que possa vincular o grupo, deverá clicar na aba adicionar grupo de serviço  

- Passo 12:

Será habilitada uma tela, Vinculação de grupo de serviço, onde irá selecionar qual o grupo o serviço irá pertencer.

Depois clique em Adicionar selecionados ao serviço

- Passo 13:

Na aba Tipo de serviço, o serviço poderá ser agrupado em tipos de serviço da mesma natureza.

Assim, todos os serviços do tipo Simples Nacional, por exemplo, poderão ser agrupados em um mesmo tipo.

Esta aba Tipo de serviço é opcional da empresa informar.

Para que possa vincular o grupo, deverá clicar na aba adicionar tipo de serviço  

- Passo 14:

Será habilitada uma tela, Vinculação tipo de serviço ao serviço, onde irá selecionar qual o tipo de serviço irá pertencer o serviço

Depois clique em Adicionar selecionados ao serviço

- Passo 15:

Na aba Cliente Solicitação, são os usuários relacionamento (clientes) que poderão solicitar o serviço para o escritório através das solicitações do Portal Relacionamento.

Esta aba Cliente solicitação é opcional da empresa informar

Para que seja vinculado o usuário, deverá clicar na aba adicionar usuários

- Passo 16:

Será habilitado uma tela, Vinculação de usuário Relacionamento ao serviço, onde irá ser selecionado os usuários que poderão solicitar caso deseje este serviço.

Depois clique em Adicionar selecionados ao serviço

- Passo 17:

Na aba Contratos: Os serviços recorrentes são os serviços que o escritório foi contratado para execução, assim o serviço recorrente apenas será gerado de forma automática se o cadastro do contrato do cliente for vinculado ao cadastro do serviço.

Para que seja vinculado o Contrato, deverá clicar na aba adicionar contrato

- Passo 18:

Será habilitado uma tela, Vinculação de Contrato ao serviço, onde irá ser selecionado os contratos do cliente que poderão solicitar caso deseje este serviço.

Observação: os contratos serão cadastrados no modulo Finanças da Plataforma 

Depois clique em Adicionar selecionados ao serviço

Atenção: as abas Serviço, Geração Automática, Passo e Contrato, são campo obrigatório ser informado para que o serviço recorrente seja gerado corretamente.

- Passo 19:

Após clique em Salvar (todo em azul) que fica no inicio da tela

Todos os campos sinalizados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

Para realizar o cadastro de contrato, CLIQUE AQUI