Processos Adiantamento de Fornecedores - Como Trabalhar utilizando o Prefixo "PA" - Pagamento Antecipado com Lançamentos de Títulos no Contas a Pagar

Ultima Atualização: 24/07/2024    Artigo de código : 9825             

O processo de Adiantamento de Fornecedor foi implementado no sistema Financeiro, com base na rotina de Compras Online ou com Entregas Futuras, onde ainda não recebemos um Documento Fiscal, e o Pagamento foi Antecipado.

Exemplo: Fiz uma compra na loja virtual e a entrega do produto será feita daqui 5 dias. 

No ato desta compra, o Pagamento será feito em cima do número do Pedido de Compra, que o site disponibiliza para acompanhamento da transação online.

Assim que o fornecedor identificar o recebimento, será emitido a Nota Fiscal que virá acompanhada da mercadoria, durante o Transporte.

Neste caso, será emitido um Documento a Pagar, onde o Prefixo utilizado será "PA" - Pagamento Antecipado.

PASSO 1

Acesse o menu "Cadastros > Outros Cadastros > Prefixos".

Observação: Caso não apresente essa opção no menu "Cadastro > Outros Cadastros > Prefixos", irá realizar a configuração para que seja apresentada, acessando o menu "Outros > Configurações > aba Configurações > sub aba Página 2 > campo Adiantamento de Fornecedor > subcampo Utilizar Prefixos no CP e CR?" e selecionando a opção "Sim > Grava".

PASSO 2

Lançamento Contas a Pagar

Na aba Acesso, clique em "Incluir", digite um número de Documento e selecione o "Fornecedor".

Na aba Manutenção, selecione o Prefixo "PA", insira as demais informações necessárias e grave o Documento.

Observação: No Lançamento deste documento, não podemos ter as Contas Contábeis preenchidas, pois neste processo, só vai ser Creditado Banco e Debitado o valor do Adiantamento ao Fornecedor.

PASSO 3

Mesmo que nos Parâmetros do sistema Financeiro estejam configurados para preencher as Contas Contábeis, quando utilizar o Prefixo "PA", estas contas não serão carregadas e os campos estarão desabilitados.

Em seguida faremos a Baixa deste documento para Lançar no Banco, informando a conta Crédito Banco e Débito Adiantamento Fornecedor. 

O Documento Antecipado ficará na cor Cinza aguardando a chegada do Documento Fiscal junto da Mercadoria, para o abatimento da antecipação.

PASSO 4

Através do menu "Processos > Adiantamento > Fornecedores", visualizará o Lançamento do Pagamento Antecipado e o Saldo Disponível.

PASSO 5

Lançamento Contas a Pagar

Ao receber a mercadoria com a Nota Fiscal, inclua um novo documento e na aba manutenção, selecione o Prefixo NCF - Nota de Crédito ao Fornecedor e preencha todos os campos necessários, de acordo com os valores registrados no Documento Fiscal e clique em "Grava".

Importante: No Lançamento, as Contas Contábeis serão carregadas e habilitadas, pois temos que Debitar Compras e Creditar Fornecedor.

PASSO 6

Ao Lançar a Baixa, apresentará a mensagem: Há um saldo Disponível de R$ 100,00. Abater Pagamento Antecipado - Sim ou Não.

Importante: Na Baixa deste Documento, substituiremos o lançamento de "PA"- Pagamento Antecipado, Creditando Adiantamento e Debitando Fornecedor e não Lançamos no Banco, pois neste processo, compensaremos um pagamento feito anteriormente.

Ao gravar os dados da Baixa, o sistema apresentará a tela de Confirmação "Há um Saldo Disponível de R$ 100,00. Abater Pagamento Antecipado? Sim ou Não.

Ao clicar em Sim, abrirá a tela do processo de Adiantamento, para Selecionar e Confirmar, qual documento registrado de Pagamento Antecipado, deseja abater o saldo disponível deste Fornecedor.

PASSO 7

Neste caso, o documento do Pagamento Antecipado foi compensado pelo Lançamento e Baixa da Entrada da Nota Fiscal, que ficará registrado na cor roxa - status Liquidado.

Observação: Dentro do Documento com Prefixo NCF, campo Observação p/Baixa, fica registrado o vínculo do documento com Prefixo "PA", da forma Total ou Parcial.

PASSO 8

Através do menu "Processos > Adiantamento > Fornecedores", visualizará o Lançamento do Documento Fiscal (NCF) e o Saldo Disponível Atualizado.