Integração Folha x Contábil - Parametrização

Ultima Atualização: 26/03/2025    Artigo de código : 4685             

A integração entre a folha de pagamento e a contabilidade é essencial para garantir a precisão e a eficiência no registro das informações trabalhistas. Após o processamento da folha de pagamento e a configuração adequada das contas contábeis nos eventos utilizados, geramos um lote com os dados necessários para os lançamentos contábeis.

- Contas Contábeis: Contas contábeis são classificações utilizadas na contabilidade para registrar e organizar as transações financeiras de uma empresa. 

- Eventos: Os eventos na folha de pagamento são as categorias ou elementos que representam as transações e condições relacionadas aos funcionários, que influenciam diretamente nos cálculos da folha de pagamento. 

Dica: Ao cadastrar uma empresa, você pode clicar em "Importar" e, na aba "Folha de Pagamento", incluir as opções de contabilização. Isso permite trazer os dados das empresas padrão, como o exemplo "9998 - Plano de Contas Padrão", preenchendo automaticamente as telas demonstradas neste material. Além disso, esse processo pode ser realizado caso já exista outra empresa cadastrada e em movimentação que utilize o mesmo plano de contas e os mesmos parâmetros de contabilização.

1º PASSO: CONFIGURAÇÃO

Após configurar o plano de contas, acesse "Empresa > Cadastro de Empresas > Parâmetros > Sistema Contábil > Integração > Parâmetros" e habilite a opção "Utiliza Integração Contábil". Assim, as demais opções da tela serão ativadas para preenchimento. Em seguida, marque a opção "Validar contas de acordo com o módulo Contabilidade".  

Importante: Demais informações da tela será utilizada para definir os parâmetros da integração entre fiscal e a contabilidade. Para mais detalhes sobre as configurações, CLIQUEI AQUI.

2º PASSO: COMPLEMENTO DE HISTÓRICO

Por meio dessa rotina, cadastraremos os complementos de histórico para proporcionar um maior detalhamento das informações. Acesse "Cadastros > Contabilização > Complemento de Histórico", insira o código e o complemento a ser informado, e clique em "Gravar" para salvar as informações.

Dica: Você pode importar dados de outra empresa já cadastrada no sistema que possua os complementos registrados. Para isso, clique em "Importar", selecione a "Empresa de Origem", marque os itens desejados e clique novamente em "Importar".

3º PASSO: CONTAS POR EVENTO

Acesse, "Cadastros > Contabilização > Contas por Evento". Selecione o centro de custo onde as informações da folha de pagamento foram processadas, escolha o evento correspondente e no campo "Conta Contábil", preencha a conta contábil correspondente ao evento. Insira o código de histórico no campo “Complemento Histórico” para o detalhamento das informações.

Dicas de contabilização:

Evento 1 – Salário Normal: Despesa com salários (Resultado)
Evento 22 – Adiantamento de Salário: Adiantamento a funcionários (Ativo)
Evento 80 – Desconto INSS: INSS a Recolher (Passivo)
Evento 68 – Pró-labore: Despesa com pró-labore (Resultado)
Evento 69 – Adiantamento de Pró-labore: Adiantamento a sócios (Ativo)

As contrapartidas serão cadastradas em "Cadastros > Contabilização > Apropriação de Impostos".

4º PASSO: APROPRIAÇÃO DE IMPOSTOS

Acesse, "Cadastros > Contabilização > Apropriação de Impostos". Na Apropriação de Impostos, são registradas as contrapartidas das contas contábeis. Preencha os campos com os respectivos códigos reduzidos das contas contábeis e inclua o complemento do histórico padrão.

Dicas de contabilização: Aba Líquido a Receber

Adiantamento Salarial – Ativo (Caixa ou Bancos)
Pagamento Mensal – Passivo (Salários a Pagar)
1ª Parcela do 13º Salário – Ativo (Caixa ou Bancos)
2ª Parcela do 13º Salário – Passivo (13º a Pagar)

Dicas de contabilização: Aba Diversos

FGTS; - Despesa
FGTS a Recolher; - Passivo
PIS; - Despesa
PIS a Recolher. - Passivo

Dicas de contabilização: Aba INSS

FPAS – Despesa
FPAS a Recolher – Passivo
SAT – Despesa
SAT a Recolher – Passivo
Terceiros – Despesa
Terceiros a Recolher – Passivo
Salário Educação – Despesa
Salário Educação a Recolher – Passivo
Complemento de Histórico: Selecione o complemento do histórico padrão para cada conta informada.

A opção "Gerar conta de líquido a receber como contrapartida de cada evento" permite definir a forma de contabilização da folha de pagamento, especificamente para eventos de vencimento e desconto, cuja contrapartida ocorre nas contas de salários a pagar, no Passivo.

Se marcada:

Cada evento será contabilizado pelo método de partida dobrada. Isso significa que:

No débito, será considerada a conta informada no evento.

No crédito, a contrapartida será lançada na conta de salários a pagar (para eventos de vencimento) ou o contrário (para eventos de desconto).

Se desmarcada:
Os eventos serão registrados como partida simples, ou seja:

Serão lançados apenas nas contas a débito ou a crédito, conforme o tipo do evento (vencimento ou desconto).

Ao final, o valor líquido da folha será lançado na conta de salários a pagar.

Exemplo Prático: Considere um evento de salário base no valor de R$ 5.000,00 e um desconto de INSS no valor de R$ 500,00:

Com a opção marcada:

Débito: Conta de salários (R$ 5.000,00)

Crédito: Conta de salários a pagar (R$ 5.000,00)

Débito: Conta de INSS a recolher (R$ 500,00)

Crédito: Conta de salários a pagar (R$ 500,00)

Com a opção desmarcada:

Débito: Conta de salários (R$ 5.000,00)

Débito: Conta de INSS a recolher (R$ 500,00)

Crédito: Conta de salários a pagar (R$ 4.500,00, já considerando o desconto do INSS)

Observação:
Essa configuração também se aplica à contabilização do líquido a receber de autônomos e diretores (na guia Retiradas), porém, nesses casos, a opção estará sempre desabilitada para alteração.

5º PASSO: CADASTRO DE CAIXA/BANCO

Essa rotina é compartilhada com o fiscal. Dessa forma, caso existam cadastros de caixa ou banco previamente registrados, eles serão listados nesta tela. O cadastro realizado corresponde ao caixa ou banco, vinculando a respectiva conta contábil a cada um deles.

6º PASSO: CADASTRO DE CONTAS DE PAGAMENTO

Realize o cadastro das contas contábeis e dos complementos de histórico que serão utilizados na contabilização dos pagamentos de tributos. Acesse, "Cadastros > Contabilização > Pagamentos”.

7º PASSO: EMISSÃO PLANILHA PARA INTEGRAÇÃO CONTÁBIL

Antes de prosseguir com a emissão do lote contábil, emita a planilha contábil, acesse "Módulos > Integração Contábil > Planilha" e verifique se há eventos registrados sem a conta contábil associada. Caso existam, eles serão exibidos conforme o exemplo abaixo.

Se houver campos em branco, acesse:
"Cadastros > Contabilização > Apropriação de Impostos" e preencha as informações pendentes.

Se os eventos começam com um número e não possuem conta contábil, acesse:
"Cadastros > Contabilização > Contas", localize o evento na planilha e preencha a conta contábil correspondente.

8º PASSO: GERAÇÃO DE LOTE CONTÁBIL

Acesse "Módulos > Integração Contábil > Geração de Lote Contábil - Agrupada/Individual". Selecione a competência de geração e, no quadro "Filtro", escolha o grupo de empresas ou uma empresa específica. Em seguida, selecione as opções nos campos "Agrupamento" e "Data de Lançamento" e clique em "Consultar". As empresas serão listadas na tela com seus respectivos status. Para as empresas com o status "Apto para geração", basta clicar em "Gerar" para concluir o processo de integração.