As notas fiscais de entrada são emitidas para registrar a entrada de um produto ou serviço na empresa. Sua função é de garantir a legalidade do transporte da mercadoria em situações como: devolução de uma venda, devolução de um produto enviado para evento ou exposição e que retorna à empresa de origem, e etc
Desta forma, a empresa é obrigada a realizar o registro de todas as movimentações econômico-financeiras que ocorrem no âmbito de suas obrigações, providenciando a emissão dos documentos fiscais compatíveis com o mesmo. Isso inclui a entrada de mercadorias dentro da empresa.
As notas fiscais de saída são emitidas quando o cliente adquire um determinado produto ou serviço. As regras para emissão variam caso a caso. No caso de comercialização de produtos, por exemplo, é necessária a emissão prévia do documento fiscal, já que as mercadorias não podem circular sem suas respectivas notas.
Na nota fiscal de saída devem constar os dados completos de quem vai receber a mercadoria ou serviço, identificando o objeto da negociação, valores, impostos incidentes, indicação do NCM, informações de entrega, condições e valores de frete e classificação fiscal.