ECD - Como efetuar a Substituição do arquivo da ECD

Ultima Atualização: 22/05/2025    Artigo de código : 14162             
Para realizar a substituição do arquivo ECD, é importante que o Período esteja encerrado, e que não haja diferenças na contabilidade entre ativo e passivo, após o Encerramento do Exercício, portanto, antes de prosseguir com as apurações, certifique-se que foram feitas todas as configurações necessárias conforme a ECD - PASSO A PASSO.

Importante: Na ECD não existe mais o processo de retificação dentro de 5 anos, existe apenas o processo de SUBSTITUIÇÃO, onde o prazo final, é o mesmo prazo da entrega da ECD atual.

Exemplo: Se o prazo de entrega da ECD atual, 2022, é maio/2023, o prazo para substituição da ECD anterior, 2021, também será maio/2023. Sendo assim, só podendo substituir a ECD imediatamente anterior, durante o prazo da ECD atual. Não é possível substituir qualquer período, a qualquer momento, conforme Manual de Orientações da ECD.

Após verificar as configurações necessárias segue o mesmo processo da GERAÇÃO DE ECD, com exceção do campo "Finalidade" em "Módulos > SPED > Geração do Arquivo da ECD", no qual deverá ser preenchido como "Substituta" para que os demais campos possam ser habilitados.


Acesse a aba "Demonstrações Contábeis" e habilite a geração das demonstrações. 

Após habilitar a geração das demonstrações contábeis e selecionar a opção "Substituta", as funcionalidades "Recibo Anterior", "Resp. Substituição" e "Adicionar Arquivos .RTF (J801)" serão disponibilizadas para preenchimento.


RECIBO ANTERIOR

O Número do Recibo da Entrega Original da Empresa, é o que deve ser informado no campo "Recibo Anterior".


Ele pode ser encontrado no RECIBO DE ENTREGA, da Escrituração Original, conforme o exemplo abaixo:

 

Caso não possua o recibo é possível recuperar a numeração através da consulta do arquivo no RECEITANETBX, CLIQUE AQUI para verificar como utilizar o aplicativo da receita federal.



Após busca pela numeração do recibo anterior - Hash, preencha o devido campo.


RESPONSÁVEL SUBSTITUIÇÃO

Esse campo será preenchido automaticamente com as informações cadastradas na aba "Responsáveis" do cadastro do estabelecimento, podendo ser ajustado conforme a necessidade.


Importante: Caso deseje informar outro responsável, é necessário cadastrá-lo em "Cadastro > Responsáveis", atribuindo a qualificação e denominação como "Contador".


ADICIONAR ARQUIVOS *.RTF (J801)

Ao habilitar a opção: "Adicionar arquivos *.RTF(J801)" será possível incluir o termo de verificação de substituição em Formato RTF na tela que será aberta.

CLIQUE AQUI caso tenha dúvidas de como gerar arquivo em RTF.

Além do arquivo, deverá informar o motivo da substituição e a descrição. Neste Termo informe os detalhes dos motivos pelo qual houve a necessidade de Substituição, conforme orientação do registro J801 do Manual de Orientações da ECD.


Após os efetuar os procedimentos acima, prossiga normalmente com a geração do arquivo da ECD.



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