Como Realizar o Cadastro de uma Nova Empresa

Ultima Atualização: 05/08/2024    Artigo de código : 3212             

Siga as orientações abaixo para realizar o cadastro de uma nova empresa no faturamento:

PASSO 1

Acesse o Menu Cadastros > Empresas, localizado na parte superior esquerda do sistema.

PASSO 2

Clique no botão "Incluir", será apresentado o próximo número de empresa a ser incluído, pressione a tecla "ENTER" do seu teclado para o sistema abrir na próxima aba Manutenção > Dados Principais > e realize os preenchimentos dos campos, conforme as orientações abaixo:

ABA DADOS PRINCIPAIS

Pessoa: indique se a empresa é Pessoa Física ou Jurídica, sendo: 

a) Física: Indique o CPF;

b) Jurídica: Informe o CNPJ,  o sistema habilita o botão para acesso ao site da Receita Federal. O sistema preencherá automaticamente os campos de Razão Social e Endereço, os demais campos devem ser preenchidos manualmente. Em caso de dúvidas sobre como realizar a consulta, CLIQUE AQUI e siga o passo a passo.

Ativo: Deixe essa opção selecionada com a opção "Sim", caso um dia precise desativar essa empresa, devido não utilizar mais, poderá selecionar a opção "Não".

Data Cadastro: O sistema automaticamente irá preencher com a mesma data atual da sua máquina, que é a data em que está realizando o cadastro. Caso seja necessário, poderá alterar a data manualmente.

Atividade Econômica: Informe qual atividade sua empresa está classificada, o campo não é obrigatório, é apenas informativo, porém a opção Prestação de Serviço bloqueia na digitação da NF-e os campos de Frete e Transporte.

Endereço: Se a empresa que estiver cadastrando for de Pessoa Física, não irá conseguir consultar as informações do endereço pelo botão Receita Federal, desta forma será necessário preencher os campos Tipo de Logradouro, Logradouro, Nro., Complemento, Bairro, Estado, Cidade e CEP.

Inscrição Estadual e Municipal: Indique qual a numeração correspondente a sua empresa, caso a empresa não possui indique 4(quatro) números zeros no campo, ficando da seguinte forma: 0000 ou sendo ISENTO, informe com letras maiúsculas e no gênero masculino.

Importante: Estes campos são de preenchimento obrigatório para NF-e e NFS-e, a falta do preenchimento pode ocorrer rejeições na nota.

Site e E-mail: Indique o e-mail para contato da empresa e o site se possui, o preenchimento também não é obrigatório.

CEP: Se a sua nova empresa for Pessoa Física, poderá consultar pelo CEP, informando o CEP da empresa e clicando no botão ao lado direito do campo, será realizado a consulta do CEP e o preenchimento do endereço automaticamente, ficando apenas para preencher manualmente o campo Número, Complemento e Caixa Postal, caso tenha.
Cód. País: Seria o DDI, no caso de ligações internacionais, informe o código DDI do país que será realizado a ligação. No caso do Brasil o código é +55.

Telefone e FAX: Preencher com os telefones de contato da empresa.

INTEGRAÇÃO CONTÁBIL

Número de Registro, Órgão e Data de Registro: Deve indicar como foi realizado o registro da empresa perante ao órgão competente, o preenchimento não é obrigatório.

Nome do Responsável e RG: Informe os dados da pessoa responsável pela empresa ou pelas informações sobre o faturamento da empresa, o campo é apenas obrigatório se a empresa gera o arquivo Magnético do Sintegra.

Botão Outras Inscrições Estaduais: Apenas deve ser feito o preenchimento se a empresa realiza o recolhimento do ICMS em condição de Substituto Tributário e possui a IE em outros estados.

Foto \ Logotipo: Poderá inserir a foto ou o logotipo da sua empresa, assim quando for realizar a impressão de relatórios a imagem será apresentada, lembrando que o sistema orienta que seja no formato .bmp (bitmap), pois não aceita em outro formato e o tamanho é sugerido 184x113 pixels, para não ocorrer distorção da imagem no momento da impressão. Em caso de dúvidas, CLIQUE AQUI e siga o passo a passo de como realizar a inclusão da imagem.

ABA DADOS FISCAIS\ECRM

Na aba Dados Fiscais \ eCRM, deve indicar informações sobre o Regime Tributário da Empresa, utilizado na Emissão de NF-e, NFS-e, e também as informações de Integração com o Sistema E-Fiscal.

Atividades Comerciais

CNAE: Preencha o número do CNAE da sua empresa.

% IRPJ e Código de Serviços Municipais: São informações utilizadas na geração do arquivo de exportação para o sistema E-Fiscal para as notas de serviços.

Atividade: Preenchimento para empresas Optante pelo Simples Nacional, a opção deve ser cadastrada no Menu Cadastros > Outros Cadastros > Código de Atividade Municipal > e o preenchimento não é obrigatório.
Tipo Remetente - IOB: Selecione se a sua empresa é: COMERCIANTE (Atacadista/Varejista), INDUSTRIAL/FABRICANTE ou EQUIPARADO A INDUSTRIAL.

Optante Simples Nacional

Importante: Dúvidas de como consultar qual é o Regime Tributário de sua empresa, CLIQUE AQUI

Simples Nacional: Se a sua empresa não for optante pelo Simples Nacional, selecione a opção Não e os demais campos desse quadro não precisará preencher. Se a sua empresa for optante pelo Simples Nacional, selecione essa opção como Sim e realize o preenchimento dos demais campos, como:

Data de Adesão ao SN: Informe a data de adesão a este regime, que pode ocorrer durante o ano.

Alíquota DASN (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): Indique a alíquota DASN da empresa, conforme o faturamento mensal, informando está alíquota no cadastro da empresa, nos processos de Orçamento/ Pedido de Venda e Nota fiscal, será carregada automaticamente no campo do item % DASN.

Exportar ICMS: Selecione como será feita a exportação para o sistema E-Fiscal, para escrituração das notas, das empresas do Simples Nacional, sendo Isento, Outros ou Nenhum.

Exportar o valor como de IPI "Não Aproveitável": Esta opção é ativada quando configurar para exportar IPI como Isentos ou Outros, assim deverá informar se o valor do IPI será exportado como Não Aproveitável, a informação será utilizada na geração do arquivo FML de exportação para o sistema E-Fiscal.

Exportar IPI: Selecione como será feita a exportação para o sistema E-Fiscal, para escrituração das notas, das empresas do Simples Nacional, sendo Isento, Outros ou Nenhum.Possui excesso de sublimite de receita bruta?: Esta opção deve ser habilitado para empresas do Simples Nacional, que ultrapassam o sublimite de receita bruta fixado pelo UF/DF e estiver impedido de recolher o ICMS/ISS por esse regime, conforme arts. 19 e 20 da LC 123/06.

Importante: O sistema irá reconhecer como Código Regime Tributário 2 - Simples Nacional - excesso de sublimite da receita bruta as empresas que excederem o sublimite e o código 3- Regime Normal, as empresas que não forem optantes pelo Simples Nacional, nestes casos no cadastro dos produtos será habilitado a Tabela de Situação Tributária B .

A empresa do Simples Nacional que não possuí o excesso de sublimite no Cadastros de Produtos > Aba Tributos e na inclusão do item nos processos a tabela utilizada será a de Código de Situação da Operação do Simples Nacional (CSOSN) e assim automaticamente o Código Regime Tributário será reconhecido como 1 - Simples Nacional.

Dúvidas de como é gerado o CRT na Tag do XML, CLIQUE AQUI

E-Fiscal

Para esta aba deve indicar como será a integração com o Fiscal em questão dos impostos, lembrando que é apenas com o sistema Office Fiscal.

Fiscal: Informe o código que sua empresa é cadastrada no sistema Fiscal.

Cód Escritório: Informe qual o código que o escritório de contabilidade possui junto a IOB.

Senha e-CRM: Indique a senha que o contador possui junto a plataforma e-CRM, assim poderá buscar as informações geradas no módulo Faturamento, assim facilita o envio de arquivo para o escritório.

Observação: Esta plataforma é adquirida a parte, precisa verificar se o contador possui, caso contrário não é necessário o preenchimento das informações a seguir.

Método Anual: Informe Sim se a empresa for estabelecida no estado de São Paulo e praticam operações com ICMS recolhido por substituição tributária, apurando o imposto com base na Portaria CAT 17/99.

Exportação Automática: Indique como deseja enviar a informação para o e-CRM, sendo: Diário, Semanal, Quinzenal, Mensal ou Nunca.

Contas Reduzidas, Produtos/Serviços e Clientes/Fornecedores: Indique o que deseja enviar a plataforma e-CRM para a contabilidade.

Horário de Exportação: Informe o horário que deseja que a exportação seja realizada.

Última Exportação: O preenchimento desse campo é automático, assim que é feita a exportação.

Apuração IPI: Indique como é feita a apuração do IPI da empresa, sendo Mensal, Decendial ou Mensal/Decendial.

Saída CIAP (Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente): Indique se a empresa realiza a emissão de NF-e para controle de crédito do ICMS do Ativo Permanente.
Importante: Neste caso, quando emitir nota que utilize o C.F.O.P correspondente ao CIAP, ao gravar a nota a tela de confirmação é apresentada: Saída para CIAP (Tributada) e deve confirmar Sim ou Não.

Saída/Entrada / Fatwin: Indique o que deseja enviar a plataforma e-CRM para a contabilidade.

Cupons Fiscais: Indique o que deseja enviar a plataforma e-CRM para a contabilidade.

Empresa Mista: Opção para indicar se a empresa possui Incidência nos Regimes Cumulativo e Não Cumulativo de forma simultânea, com relação ao recolhimento e retenção dos impostos de PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).

PIS/COFINS

Lucro Real: Se for calcular o PIS e COFINS pelo Lucro Real, selecione a opção "Sim", caso contrário, selecione a opção "Não".

DADOS COMPLEMENTARES

NF-e Ajuste SINIEF 07/05: Selecione Sim se a empresa emite a Nota Fiscal Eletrônica.

Importante: Se o campo não ficar habilitado com Sim, o Módulo NF-e não aparecerá para envio das Notas para a SEFAZ.

Versão: Deverá selecionar a versão da NF-e atual, que é a 4.00.

Identificação do Ambiente: Indique em que ambiente a empresa vai utilizar a NF-e, sendo:

a) Homologação: As notas fiscais emitidas não terão validade jurídica. O ambiente de homologação é específico para a realização de testes e integração das aplicações do contribuinte durante a fase de implementação e adequação do sistema de emissão de NF-e. Na impressão do DANFE será impresso a informação "Sem Valor Fiscal".

b) Produção: As notas fiscais eletrônicas enviadas têm validade jurídica junto à SEFAZ.

N.F. Paulista

Apenas deve ser preenchido quando emitir notas modelo 1 e 1A e para o estado de São Paulo.

REDF - NF. Paulista: Habilite com Sim para emissão do Registro Eletrônico de Documento Fiscal.

NFS-e

Para saber quais Municípios são Homologados para emissão de NFS-e, CLIQUE AQUI e realize a consulta do seu Município.

NFS-e: Habilitar se a empresa irá emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Neste campo apresenta o município que foi selecionado na aba Manutenção.

Regime Especial de Tributação da Nota: É ativado para seleção quando habilitar NFS-e, assim deve indicar qual o regime que o Município utiliza.

Incentivo Cultural: Indique se o município possui algum incentivo cultural

% Desc. Incent: Indicando sim na opção anterior, é habilitado o campo para indicar o percentual que representa este incentivo, e a informação é apresentada no arquivo RPS (Recibo Provisório de Serviço) a ser enviado para a prefeitura.

Identificação do Ambiente: Informe qual o ambiente a prefeitura do município trabalha, sendo:

 a) Homologação: Ambiente teste, quando a nota não possui valor fiscal.

 b) Produção: Ambiente com validade jurídica, assim a nota emitida possui valor fiscal.

Arquivos Folhamatic Fiscal

Ao selecionar um dos arquivos destacados na imagem abaixo, e realizar o processo de Exportar > Exporta E-Fiscal layout 2.0, o sistema de Faturamento gera um arquivo TXT, com extensão FML, constando o registro que será importado no sistema Fiscal.

Importante: Para o cliente saber quais opções selecionar, é necessário perguntar ao contador, pois são informações cadastradas no sistema E-Fiscal (cadastro de sua Empresa). Para saber o código de cada arquivo, selecione o botão "i" para apresentar a tela com todos os Arquivos do E-fiscal.

PASSO 3

Para gravar o novo cadastro da empresa, clique no botão "Gravar", localizado na parte inferior esquerda da tela.

PASSO 4

Será apresentado a tela abaixo, com a Informação: Aguarde um momento..... Este processo pode levar alguns minutos.

PASSO 5

Em seguida irá apresentar o Aviso: Empresa cadastrada com sucesso. O Sistema será finalizado para O FUNCIONAMENTO CORRETO! Ao clicar no botão "OK" o sistema será fechado.

PASSO 6

Depois abra o sistema novamente e selecione a nova empresa que acabou de ser cadastrada, para que ela abra atualizando as tabelas. Será apresentada a tela de Integração com o Financeiro e Fiscal, nesse momento não realize a integração ainda, feche a tela no "X", para que as tabelas sejam atualizadas.

PASSO 7

Em seguida aguarde o sistema realizar a atualização das tabelas e assim que abrir a tela para informar o usuário e senha, acesse com o usuário ADMIN.

Importante: Para que consiga acessar o sistema com os demais usuários que já possui cadastrado nas empresas já existentes, será necessário acessar o sistema com o usuário ADMIN e depois cadastrar o(s) usuário(s) que deseja que tenham acesso a essa nova empresa. Para saber como realizar esse cadastro de usuário, CLIQUE AQUI

PASSO 8

Em seguida será apresenta a tela Atualizando os registro da Tabela Natureza de Operação NATOPER..., aguarde concluir a atualização.

PASSO 9

Depois será apresentado a Confirmação: Deseja cadastrar NCM automaticamente conforme tabela IBPT?, se você clicar em "Sim", serão cadastrados todos os códigos de NCM da tabela IBPT automaticamente em seu sistema (são mais de 11 mil códigos). Se a sua nova empresa não irá utilizar tantos códigos NCM assim, clique na opção "Não".

PASSO 10

Assim que a sua empresa abrir, caso você for integrar essa nova empresa com alguma empresa do seu Financeiro, CLIQUE AQUI e siga o passo a passo de como realizar a integração entre os dois sistema. Fazendo isso, quando for emitido uma nota no Faturamento que tenha uma condição de pagamento, será gerado automaticamente o título dessa nota no Financeiro. Lembrando que ao integrar a sua nova empresa do Faturamento, com alguma empresa do Financeiro que já tenha cadastros de Clientes, Fornecedores, Vendedores e Representantes, automaticamente esses cadastros já irão ser apresentados em sua nova empresa do Faturamento também.

PASSO 11

O sistema também possui a opção de realizar a exportação em CSV de cadastros de Clientes, Fornecedores, Produtos, Departamentos, Vendedores, Transportadoras, Serviços, Embalagens, Centro de Custo, Unidade de Medida, Bancos e Planos de Conta de uma empresa que já possui cadastrada no sistema, para depois realizar a importação desses cadastros em sua nova empresa que acabou de ser cadastrada. Segue abaixo o passo a passo de como realizar a exportação e a importação dos cadastros, caso deseje realizar essa cópia de cadastros.

CLIQUE AQUI para acessar o passo a passo de como Exportar os Cadastros das Empresas que já possuem esses cadastros.

CLIQUE AQUI para acessar o passo a passo de como Importar esses Cadastros na nova Empresa.