eSocial - Migração / Continuidade de envios - Empresas vindas de outro escritório / software (Regime Caixa)
Ultima Atualização: 20/09/2023 Artigo de código : 12669
Quando uma empresa vem de outro sistema (software) ou de outra contabilidade e há necessidade de dar continuidade no envio de dados ao eSocial, existem duas formas possíveis de migração:
- Migração pela IOB - Todas as informações serão importadas via XML do sistema anterior. Caso deseje essa migração entre em contato no telefone 0800 997 0463 e solicite o serviço de migração de dados.
- Migração Manual - Deverá ser feito de forma manual o cadastro de todos os dados no sistema, que devem ser iguais aos que já consta na base do eSocial, seguindo as instruções descritas abaixo:
Caso tenha dúvidas para encontrar os dados dentro do portal acesse Manual de Orientação do eSocial para utilização dos módulos WEB
Atenção: Recomendamos a leitura completa do manual antes de iniciar os cadastros e envio de dados.
CADASTRO DA EMPRESA / ESTABELECIMENTO
No cadastro da empresa preencha todos os campos conforme consta no eSocial e em "Cadastros > Empresas > Parâmetros > Folha de Pagamento" deixe a opção "Pagamento de salários dentro do mês" desmarcada.
Depois acesse "Parâmetros > eSocial/REINF > aba Parâmetros I", na opção “Base migrada” selecione a opção “Sim” e informe a data do mês anterior a partir de quando a folha de pagamento da empresa será processada através do sistema.
Exemplo: Empresa terá os envios a partir de 08/2023 no sistema IOB, então deve informar 01/07/2023 no campo "Data da Migração".
Não será possível realizar processamentos anteriores a essa data, caso seja necessário cálculo retroativo informe a competência do processamento desejado.
CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS
Deve ser efetuado o cadastro de todos os funcionários ativos e afastados, sendo que a chave do evento (S-2200) é a matrícula, por isso deve ser informado no campo "Matrícula eSocial" o mesmo código informado ao eSocial.
Observação: Caso haja zeros a esquerda é necessário informa-los da mesma forma no sistema.
Após o preenchimento de todas as abas, realize o cadastro de Função e Horário, além de salário, lotação e IRRF.
Importante: Cadastre os funcionários com os dados atualizados de salário, função, lotação, horário e dependentes.
AFASTAMENTOS
Após cadastrar todos os funcionários, informe os afastamentos que ainda estão vigentes ou que possuem data de início/data de término no mês anterior à migração.
Acesse "Cadastros > Cadastro de Funcionários > botão Movimentação" e preencha as informações de acordo com o respectivo afastamento.
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FÉRIAS
Acesse
"Cadastros > Cadastro de Funcionários > Histórico de Férias" e informe o último período de gozo para abrir um novo período aquisitivo no
Histórico de Férias e para movimentação ainda vigente realize o
Cálculo de Férias.
Observação: Se o período de gozo das férias se iniciou ou encerrou a
partir do mês anterior à migração, as férias devem ser
reprocessados no sistema com os respectivos eventos para compor as bases de IRRF.
RESCISÕES
É necessário verificar se houve
desligamentos no mês anterior com data de pagamento no mês da migração, se houver elas devem ser processadas com
os mesmos códigos, datas e valores da rescisão original.
O funcionário terá de ser cadastrado com a mesma matrícula, na sequência, sua rescisão deverá ser processada em "Módulos > Rescisão de Contrato > Cálculo", executando o “de-para” dos eventos para corresponderem à tabela de rubricas do
sistema. Dependendo do motivo da rescisão, o sistema exigirá a gravação do aviso prévio antes de permitir o
processamento.
Importante: É necessário que todos os descontos e bases dos impostos fiquem iguais aos da rescisão original, uma vez que
ainda terá de ser enviado o evento S-1210 referente ao pagamento dessa rescisão no mês da migração.
ENVIO DA CARGA DE EMPREGADOR E TABELAS
Após efetuados todos os cadastros e processamentos necessários, faça a geração das cargas de eventos iniciais para o
eSocial.
Para iniciar os envios cadastre o
Certificado Digital corresponde a sua empresa, depois disso acesse a rotina
"eSocial > Geração da Carga Inicial (Empregador e Tabelas)" e clique no botão
"Processar".
Aguarde o diagnóstico, que verificará se existem erros ou inconsistências nas informações. Caso não sejam
encontrados problemas, será carregada a lista de eventos a serem gerados e o botão "Gerar" será habilitado.
Clique em "Gerar" para iniciar o processamento e envio dos eventos. Ao concluir o processamento, a tela poderá ser
fechada, pois o envio ocorrerá em segundo plano. A qualquer momento é possível acessá-la para verificar o status.
Após concluir todos os envios, se não houver erros retornados pelo eSocial, o status deverá ficar verde para todos os eventos, o que alterará o indicador da carga para Finalizado.
Se houver erros, o ícone de status ficará vermelho. Clique no ícone para visualizar quais eventos apresentaram
erro e a mensagem que indica o tipo de problema ocorrido pode ser consultada através do botão
Caso ocorra erros de duplicidade, segue material de apoio:
- Erro 537
- Erro 106 - 1º cenário
ENVIO DA CARGA DE TRABALHADORES \ EVENTOS NÃO PERIÓDICOS
Após a finalização do envio da Carga Inicial (Empregador e Tabelas) a Carga Inicial
(Trabalhadores) deve ser gerada, nela consta os eventos de Cadastramento do Trabalhador, Afastamentos, Férias e Desligamentos cadastrados.
Para iniciar, acesse a rotina "eSocial > Geração da Carga Inicial (Trabalhadores)" e clique no botão "Processar". Aguarde
o diagnóstico e, caso não sejam apresentados problemas, clique no botão "Gerar".
A tela de envio listará os eventos divididos entre as abas Eventos Iniciais (S-2200 e S-2300), Movimentações (S-2230) e Desligamentos (S-2299 e S-2399).
A consulta de status dos eventos e da carga segue o mesmo padrão da tela anterior. Se não houver nenhum evento com erro, o status da carga será alterado para Finalizado.
Se houver erros, o ícone de status ficará vermelho. Clique no ícone para visualizar quais eventos apresentaram erro e a mensagem que indica o tipo de problema ocorrido pode ser consultada através do botão
ENVIO DE EVENTOS PERIÓDICOS
Como a empresa paga salários e Pró-Labore fora do mês ou tem rescisões contratuais no mês anterior à migração, com data de pagamento no mês seguinte, esses processamentos pagos fora do mês precisarão ser informados ao eSocial no evento S-1210 do mês da migração.
Acesse "Módulos > Pagamento Mensal > Cálculo da Folha" e efetue o processamento da folha de pagamento do mês anterior e do mês atual, para que esses processamentos possam ser identificados e carregados na rotina.
Após o cálculo efetue o Ajuste de Demonstrativo e realize o envio de Periódicos.
Importante: Não gere eventos periódicos do mês anterior à migração, pois os eventos de remuneração já informados ao eSocial pelo sistema anterior seriam reenviados, retornando com erro de duplicidade. Deve ser gerado apenas eventos periódicos apenas a partir do mês da migração.