eSocial - Migração / Continuidade de envios - Empresas vindas de outro escritório / software (Regime Caixa)

Aplicável a versão: R2023.10.19

Ultima Atualização: 31/10/2023    Artigo de código : 14073             

Quando uma empresa vem de outro sistema (software) ou de outra contabilidade e há necessidade de dar continuidade no envio de dados ao eSocial, deverá ser feito de forma manual o cadastro de todos os dados no sistema, que devem ser iguais aos que já consta na base do eSocial, seguindo as instruções descritas abaixo:

Caso tenha dúvidas para encontrar os dados dentro do portal acesse Manual de Orientação do eSocial para utilização dos módulos WEB

Atenção!

- Recomendamos a leitura completa do manual antes de iniciar os cadastros e envio de dados.

- Preparamos um vídeo completo e um vídeo resumo explicando o processo.

CADASTRO DE EMPRESA

No cadastro da empresa preencha todos os campos conforme consta no eSocial e em "Arquivos > Empresas Usuárias > aba Folha de Pagto" deixe a opção "IRRF no Adiantamento" marcada.

CADASTRO DE TABELAS

Após o cadastro da Empresa realize os cadastros de Departamentos, Cargo, Horário e Eventos que não existam no sistema como padrão.

CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS

Deve ser efetuado o cadastro de todos os funcionários ativos e afastados, sendo que a chave do evento (S-2200) é a matrícula, por isso após o cadastro realizado deve ser informado no campo "Matrícula" o mesmo código informado ao eSocial, para isso realize a Importação de Matrícula.

Observação: Caso haja zeros a esquerda é necessário informa-los da mesma forma no sistema.

Importante:

- Cadastre os funcionários com os dados atualizados de salário, função, lotação, horário e dependentes.

- O envio de S-2300 na versão S-1.0 será feito com o número da matrícula, caso a empresa anterior já tenha enviado sem a matrícula o MOS (manual de orientação do eSocial) indica que seja enviado o S-2399 desse trabalhador para enviar um novo S-2300 contendo a matrícula.

ENVIO DA CARGA DE EMPREGADOR/TABELAS E FUNCIONÁRIOS

Após efetuados todos os cadastros e processamentos necessários, faça a geração das cargas de eventos iniciais para o eSocial.

Para iniciar os envios realize a Configuração para Transmissão corresponde a sua empresa, nessa configuração deve marcar a opção "Base Migrada (outro escritório)" e informe a data do mês anterior a partir de quando a folha de pagamento da empresa será processada através do sistema.

Exemplo: Empresa terá os envios a partir de 08/2023 no sistema IOB, então deve informar 07/2023 no campo.

Não será possível realizar processamentos anteriores a essa data, caso seja necessário cálculo retroativo informe a competência do processamento desejado.

Depois disso acesse a rotina "eSocial > Carga Inicial > Pessoa Jurídica/Física" com empresa ativa na competência informada na configuração para transmissão e clique no botão "Gerar". Após o envio da carga inicial com sucesso, deve realizar o envio dos eventos Não Periódicos, respeitando as regras de envio.

Aguarde o diagnóstico, que verificará se existem erros ou inconsistências nas informações. Caso não sejam encontrados problemas, será carregada a lista de eventos a serem gerados e a geração será feita. Se houver erros, o ícone de status ficará vermelho. Clique no ícone para visualizar quais eventos apresentaram erro e a mensagem que indica o tipo de problema ocorrido.

Caso ocorra erros de duplicidade, segue material de apoio:

- Erro 537

- Erro 106

AFASTAMENTOS

Após cadastrar todos os funcionários, informe os afastamentos que ainda estão vigentes ou que possuem data de início/data de término no mês anterior à migração.

Acesse "Arquivos > Afastamento/Retorno > Cadastro" e preencha as informações de acordo com o respectivo afastamento.

Observação: Para todo afastamento, deve existir um término vinculado.

FÉRIAS

Acesse "Arquivos > Funcionários > Cadastro Básico > aba Complementos > botão Histórico de Férias" e informe o último período de gozo para abrir um novo período aquisitivo no Histórico de Férias.

E para movimentação ainda vigente realize o Cálculo de Férias.

Observação: Se o período de gozo das férias se iniciou ou encerrou a partir do mês anterior à migração, as férias devem ser reprocessados no sistema com os respectivos eventos para compor as bases de IRRF.

RESCISÕES

É necessário verificar se houve desligamentos no mês anterior com data de pagamento no mês da migração, se houver elas devem ser processadas com os mesmos códigos, datas e valores da rescisão original.

O funcionário terá de ser cadastrado com a mesma matrícula, na sequência, sua rescisão deverá ser processada em "Processos > Rescisão > Cálculo", executando o “de-para” dos eventos para corresponderem à tabela de rubricas do sistema.

Importante: É necessário que todos os descontos e bases dos impostos fiquem iguais aos da rescisão original, uma vez que ainda terá de ser enviado o evento S-1210 referente ao pagamento dessa rescisão no mês da migração.

ENVIO DE EVENTOS PERIÓDICOS